Goede praktijk
GP-5456-06
2011-11-08
Provincie WEST-VLAANDEREN
Zone/dienst
Zones/diensten die meewerken
Benaming van de goede praktijk De "SUITE" (InfoCOP, InfoDOC, InfoPOP, InfoHOP) als middel voor een informatiegestuurde politieorganisatie
Synthese van de goede praktijk
  • InfoCOP: zie GP-5456-05
  • InfoDOC
    Draagt in hoofdzaak bij tot het adequaat vervullen van de collectieve en individuele taken en opdrachten en biedt een meerwaarde bij het consulteren van de beschikbare politionele operationele documentatie.
    Bedoelde documentatie wordt er op een zodanige wijze in verwerkt en beschikbaar gesteld, dat ze een hulp is bij de goede uitvoering van de opdrachten en van de missie eigen aan de politiezone.
  • InfoPOP (informatie van/voor politie op patrouille)
    voorziet erin om de politionele toezichten en activiteiten op een gebruiksvriendelijke en gestructureerde wijze te kunnen sturen en te kunnen coördineren. Het opent perspectieven om te evolueren van een louter kwantitatieve vatting (ter staving van de doelstellingen van het ZVP) naar de kwalitatieve uitwisseling en het hergebruik van de informatie die naar aanleiding van deze toezichten werd ingewonnen. Hiertoe leent de geïntegreerde forum-omgeving zich uitstekend.
    Infopop biedt o.m. een meerwaarde doordat bedoelde taken en opdrachten in reële tijd kunnen worden geconsulteerd en vervolledigd.
    InfoPOP laat binnen eenzelfde omgeving als InfoCOP toe om digitaal en paperless alle toezichten, waaronder de vakantietoezichten, te registeren!
  • InfoHOP
    Betekent zoveel als "Informatie over HORECA voor patrouilles". Via InfoHOP kan op een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en gestructureerde manier HORECA-informatie - lees : informatie inzake café's, bars, tavernes, restaurants, ... - vanuit politioneel oogpunt worden beheerd, kunnen toezichten erop worden gelast inzake naleving sluitingsuur, vergunningen, ... en kan de beschikbare informatie in reële tijd worden geconsulteerd. Een forumomgeving zorgt voor interactie bij de uitwisseling van feedback.
 
Contactpersoon
functie naam adres tel fax
Diensthoofd functioneel beheer Piet DE VULDER Oude Vestingsstraat 2a 056 23 96 11 056 20 22 82

 

Aanleiding
  • InfoCOP: zie GP-5456-05
  • InfoDOC
    Initieel de behoefte om de beschikbare politionele informatie/documentatie structureel aan te bieden op het terrein. Dit op een transparante, gebruiksvriendelijke manier. Oorspronkelijk bevond alle informatie/documentatie zich op de K-schijf, waar medewerkers dan het bos door de bomen moesten zien, wat niet meer het geval was op een bepaald moment. Vervolgens de uitwerking van het idee om op het terrein (door middel van tablet-pc's) onmiddellijk en in reële tijd administratieve stukken te kunnen opstellen.
  • InfoPOP
    In het streven naar het adequaat vervullen van de collectieve en individuele taken en opdrachten:
    • Voldoen aan de behoefte om politionele toezichten en activiteiten op een gebruiksvriendelijke en gestructureerde wijze te kunnen sturen en te kunnen coördineren.
    • Het in reële tijd kunnen consulteren en vervolledigen van taken en opdrachten.
  • InfoHOP
    Behoefte om de administratieve (vb. Uitbater, plaats,...) en politionele (interventies, pv's,...) horeca-informatie op een gestructureerde en overzichtelijke wijze te gaan beheren en te exploiteren voor gebruik. Administratieve beslissingen (vb. In kader van GAS) dienen ook te worden gekoppeld aan deze informatie.
    Dit beheer diende zich eveneens te integreren in de reeds bestaande suite en beschikbaar te zijn via het “single-sign-on” principe.
Doelgroep Alle operationele medewerkers van de politiezone. Zowel het strategisch, tactisch als operationeel niveau.
Globaal doel De visie, missie, waarden van de PZ VLAS vertalen in effectief operationele activiteiten binnen alle directies en komen tot een integrale en geïntegreerde COP-werking op cross-directionele basis waarbij ook de externe (bestuurlijke) partners kunnen worden betrokken.
(SO)SMART-doelstellingen
  • S = gericht op het ondersteunen van de operationele informatie- en documentatie-uitwisseling in het algemeen en het sturen in het bijzonder. (“Focus houden” volgens INK-model op het COP en ILP denken en werken).
  • M = Een statische module laat de meting toe van allerhande operationele en strategische parameters.
  • A = de suite betrekt de werking van de gehele organisatie, in zijn aansturende rol vanuit het functioneel beheer ondersteund door het OCT (operationeel coördinatieteam), het directieniveau (operationele en ondersteunende directies, staf). Het houdt heel scherp de focus op COP + ILP bij de aansturing op basis van een cross-directionele informatiestroom met behoud van de autonomie van de directie.
  • R = meet de effectieve informatie- en documentatie-uitwisseling (in beide richtingen) tussen directies met als centraal knooppunt de directie informatiebeheer-functioneel beheer en bekijkt de operationele resultaten (hits).
  • T =volgens de methodiek PDCA werd voor de ontwikkeling van de suite gewerkt vanuit de theoretische voorbereiding tot en met de effectieve implementatie.
Zonaal VeiligheidsPlan (ZVP) of Nationaal VeiligheidsPlan (NVP)
Link met ZVP/NVP Ja
Jaar van het ZVP/NVP 2008-2012
Link met strategische doelstelling Het nastreven van het principe: “Vermenigvuldigen van informatie door ze maximaal te gaan delen”.
Link met de verschillende prioriteiten in het ZVP en NVP, zodat toezicht (kwantitatief en kwalitatief) hieraan rechtstreeks kan worden gekoppeld.
Aanpak van “overlast in publieke ruimten”. Meer specifiek geluidsoverlast alsook toezicht op naleving van administratieve sancties.
Inzet van medewerkers In essentie gestuurd vanuit directie informatiebeheer en HR.
Medewerking van alle directeurs voor de geïntegreerde cross-directionele opbouw. Sterk onderbouwd met interne communicatie en sturing.
Opstellen van het functioneel dossier (kenbaar van de behoeften en verwachtingen) vanuit het functioneel beheer. Elke medewerker biedt informatie/documentatie aan vanuit zijn specifiek werkdomein/kerntaken voor het exploïteren van het instrument.
Inzet van middelen Extern ontwikkelde applicatie, Google-maps, 3g-netwerk.
Voor aanwending op het terrein, hebben wij gekozen voor de aankoop van tablet-pc's.
Inzet van politiepartners Overheidsopdracht via politiecollege
Koppeling tussen de suite en de partners via InfoSTAD
Inzet van andere partners Publiek-private samenwerking
Koppeling aan andere databases. Bijvoorbeeld Kruispuntbank ondernemingsgegevens (KBO), database geregistreerde boekhouders.
Korte beschrijving van de aanpak
Plan
  • Eerst uitschrijven van de behoeften en verwachtingen via functioneel dossier. Zoals gebruikelijk in de politiezone wordt een nieuw aangeworven, bevorderde medewerker belast met een project. In dit geval kreeg een pas aangeworven hoofdinspecteur de opdracht een project uit te werken met als thema “Hoe kunnen we onze operationele informatie/documentatie beter beheren?”. Op basis van deze resultaten/aanbevelingen werd het functioneel dossier samengesteld.
  • Zorgen voor de nodige kredieten en in overleg met de partner de kostprijs bepalen.
  • Vastleggen overeenkomst voor ontwikkeling en toewijzen opdracht. (2 maanden)
Do Ontwikkeling van het product, testen en activering op de werkvloer, met inbegrip van de opleiding van de medewerkers. (2 maanden)
Check De validering van de beschikbare informatie (wat gaat er in, wat niet?) en het afwegen van het juiste informatiekanaal gebeurt via de administrator/functioneel beheer. Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot personeelsaangelegenheden (HRM) wordt aangeboden via andere kanalen.
Act Ondertussen verfijning van het instrument om de uitwisseling binnen de “suite” (InfoCOP, InfoDOC, InfoPOP en InfoHOP) mogelijk te maken. Deze “suite” wordt als het ware een unieke omgeving voor het beheer van informatie/documentatie.
Zo zal de suite o.a. worden aangevuld met informatie voor de toepassing van toezicht in het kader van de wetgeving op alarminstallaties en het beheer.
Maximaal gebruik van de omgeving en continue sensibilisering/activering van de medewerkers (o.a. via tweemaandelijkse CST-of periodieke opleidingen).
Raadpleegbare stukken
Brochures/Nieuwsbrieven/
Enquêtes/Publicaties/
Onderzoeken/Foto- en videomateriaal...		 http://www.infocop.eu/
Je kan ook registreren voor het forum op de website, waar je nog veel aanvullende informatie krijgt. (http://forum.infocop.eu)
Af en toe worden infosessies georganiseerd voor geïnteresseerden. Neem hiervoor contact met de contactpersoon.
Er is ruime interesse van andere politiediensten voor dit proces van informatiegestuurd werken. Een aantal hebben éen of meerdere toepassingen ondertussen overgenomen (PZ Puyenbroeck, PZ Dilbeek,...). Bij twee andere politiezones is de procedure voor implementatie lopende.
Verloop van de uitvoering
Resultaten naar inhoud Dia's met operationeel gerichte documentatie worden geconsulteerd in functie van de uitvoering van specifieke opdrachten. Medewerkers kunnen zich in reële tijd op het terrein gaan documenteren voor een professionele uitvoering van hun dienstverlening.
Via de suite verkrijgen we concrete uitvoeringsgegevens, zowel kwantitatief (vb. Aantal keer toezicht op bepaalde plaats, persoon, groep,...) als kwalitatief (welke informatie geobserveerd, vastgesteld, waargenomen?). Wij kunnen hiermee bijvoorbeeld aangeven hoeveel toezicht er wordt gespendeerd in het kader van de prioriteiten, aandachtspunten en welke kwalitatieve resultaten dit heeft opgeleverd.
Resultaten naar proces De suite omvat het ganse operationele informatieproces van de PZ Vlas, waar informatie op een geïntegreerde wijze wordt vermenigvuldigd en gedeeld.
Medewerkers gaan niet meer op zoek naar documentatie (COL's, richtlijnen,...) via de K-schijf, maar gaan onmiddellijk op zoek naar de gestructureerde en vertaalde informatie via infoDOC. Ze geven ook items aan, waarover men aanvullende documentatie wil terugvinden. Het beheren van informatie/documentatie wordt hierdoor een “WIJ”-verhaal.
Aanbevelingen m.b.t. de aanpak, gebruikte methodes, instrumenten... Niet alleen het product softwarematig aanbieden, maar vooral werken op aanvaarding, betrokkenheid en de medewerkers vertrouwd maken met het product. Je moet bereiken dat men de automatische reflex maakt om via het instrument de benodigde informatie/documentatie voor de taakuitvoering te gaan opzoeken.
Ontwikkeling op basis van de behoeften/verwachtingen van het beleid en het terrein. Gebruiksvriendelijkheid is hierbij een belangrijke succesfactor.
Excellente politiezorg - In welke mate draagt de goede praktijk hieraan bij ?

Gemeenschapsgerichte politiezorg

 Het gebruik van de suite voorziet in probleemoplossende operationele en ketengerichte aansturing op basis van beschikbare politionele informatie. Het is nuttig om de politieman of vrouw in zijn handelen te documenteren en te informeren, waarbij hij door middel van bekwame betrokkenheid efficiënter en effectiever zijn taak kan volbrengen..
Informatiegestuurde politiezorg Het gebruik van de suite voorziet zodoende in het gericht en gestuurd delen van informatie die initieel aan de actoren op het terrein duidelijk en gestructureerd wordt aangeboden.
De suite draagt o.a. bij om doelgericht en -bepalend politieactiviteiten aan te sturen, op te volgen, te evalueren en bij te sturen.
Optimale bedrijfsvoering Het gebruik van de suite stimuleert de interne samenwerking en draagt bij tot het resultaatgericht en transparant (samen)werken.
top